In stilte werken aan een beleidsstuk, overleggen met je team of brainstormen met collega’s. Medewerkers van de gemeente Amersfoort – zo’n 1.600 in totaal – kiezen in het Huis voor de Stad straks een werkplek die past bij wat ze op dat moment gaan doen. Vaste werkplekken zijn er niet in het nieuwe stadhuis dat begin september wordt opgeleverd. Zogeheten concentratie- en communicatiewerkplekken, centrale buurtpleinen, aanlandplekken en informele ontmoetingsplekken des te meer.
‘Tijdens corona hebben we een nieuwe manier van werken geïntroduceerd waarin activiteit gerelateerd werken centraal staat’, zegt Mariken de Jong, senior organisatieadviseur. In het huidige kantoorpand komt die manier van werken maar ten dele van de grond. De Jong: ‘De indeling van het huidige stadhuis is een langgerekte L. Dat werkt in de hand dat veel mensen toch een vaste kamer en bureau gebruiken en er maar weinig beweging is. In het nieuwe pand willen we die rituelen doorbreken.’
Door de indeling van het oude stadhuis gebruikten veel mensen toch een vaste werkplek, die rituelen willen we doorbreken”
Beschikbare vergaderzaal
Het nieuwe stadhuis bestaat uit twee ringen die in elkaar zijn geschoven en samen een patio en een atrium vormen. Daardoor ontstaat er veel openheid. Vanuit het atrium kun je bijna door het hele pand heen kijken. Het gebouw bestaat voor een groot deel uit glas. Door de gekozen looplijnen staan de verschillende afdelingen met elkaar en met de stad in verbinding.
In vierkante meters gaat de organisatie er niet op vooruit. Dat blijven er ruim 22.000. In diversiteit aan werkplekken des te meer. ‘We hebben straks 750 bureauwerkplekken, net als nu. Maar doordat het nieuwe pand efficiënter is ingericht, krijgen we er 250 extra plaatsen bij in verschillende typen ruimtes’, licht Yordi Grutters, afdelingsmanager Interne Dienstverlening, toe. Voorbeeld daarvan zijn de buurtpleinen. ‘Dat zijn plekken waar je kunt buurten met elkaar, voor een brainstorm, verjaardag of gezamenlijke lunch. Elk heeft een eigen karakter.’
Techniek speelt volgens Grutters een belangrijke rol in de nieuwe manier van werken. ‘We krijgen een boekingssysteem dat met behulp van schermen en gekleurde lampjes laat zien welke vergaderruimtes beschikbaar zijn. Dat moet het makkelijker maken om ter plekke een beschikbare vergaderzaal te vinden als je wilt overleggen met je team.’
Ambassadeurs als ogen en oren
De gemeente besteedt veel aandacht aan het betrekken van de medewerkers bij de aanstaande verhuizing en de nieuwe manier van werken. ‘Welke afspraken maak je met elkaar over samenwerking en het gebruik van werkruimtes, en hoe kun je elkaar daaraan houden? Dat zijn vragen die we met de managers en medewerkers bespreken’, aldus De Jong.
Ambassadeurs spelen hierin een belangrijke rol. ‘Dat zijn medewerkers uit alle lagen van de organisatie. Zij zijn de ogen en oren en vangen signalen op binnen hun team. Ze overleggen regelmatig met elkaar en elke zes weken gaan wij met hen in gesprek om te horen wat er op de werkvloer speelt’, vertelt strategisch communicatieadviseur Suzanne Dijkstra.
Ambassadeurs overleggen elke zes weken om te horen wat er op de werkvloer speelt”
‘In het begin merkten we dat mensen vooral met praktische vragen rondliepen, zoals wat gebeurt er met het kunstwerk en de bureaustoelen op onze afdeling en hoe ziet de nieuwe fietsenstalling eruit. Naarmate de verhuizing dichterbij komt, zien we dat er andere vragen ontstaan over bijvoorbeeld bedrijfsbelang versus eigen belang, en dat er meer emotie loskomt. Niet iedereen vindt zo’n verandering makkelijk. Het is belangrijk om mensen toch mee te krijgen en zekerheid te bieden.’
Virtueel op kantoor
Het transitieteam heeft daartoe een expositie georganiseerd. Daar krijgen medewerkers een indruk van het nieuwe kantoorpand. Ook heeft de gemeente een serious game ontwikkeld. De Jong: ‘In het spel is het alsof je al op de nieuwe werkplek zit. Je wordt geconfronteerd met dilemma’s zoals: wat doe je als er geen plek meer is om bij je team te zitten? Of: hoe zorgen we er samen voor dat iedereen een geschikte plek vindt op een drukke dag op kantoor? Door op die manier alvast warm te draaien, voorkomen we dat medewerkers straks voor onaangename verrassingen komen te staan.’
Succes staat of valt bij goed voorbeeldgedrag van de managers. De Jong: ‘We verwachten dat zij zelf niet altijd op dezelfde werkplek gaan zitten en afdelingsoverleggen ook op minder drukke dagen plannen.’
Vaste plek claimen
De gemeente is een aantal jaar geleden al begonnen met flexibel werken. Maar de afspraken zijn in de loop van de tijd vervluchtigd. ‘We zien de verhuizing naar het nieuwe pand als een moment om de boel weer eens op te frissen. Dat is nodig. Uitgangspunt is dat medewerkers minimaal 50 procent van de tijd op kantoor zijn, liefst verspreid over de week’, vertelt Grutters.
Uitgangspunt is dat medewerkers minimaal 50 procent van de tijd op kantoor zijn, liefst verspreid over de week”
‘In het huidige pand zien we dat het vooral op dinsdag en donderdag druk is op kantoor. Mensen hebben het gevoel dat ze op die dagen moeilijk een werkplek kunnen vinden. Ook al is de bezettingsgraad op die dagen maximaal 80 procent.’
Meer spreiding aanbrengen
Dat hoopt de gemeente straks te doorbreken. Het nieuwe pand is voorzien van sensoren die inzichtelijk maken hoe de bezetting eruit ziet. Grutters: ‘Die data gaan we gebruiken om meer spreiding aan te brengen. Je ziet dat het dinsdag tussen tien en twaalf druk is, maar dat je om vier uur ’s middags best een vergaderruimte kunt boeken. We willen stimuleren om meer de randen van de dag op te zoeken.’
Ook hier geldt: goed voorbeeld doet volgen. Zo vergadert de raad straks op woensdag in plaats van op dinsdag, net als de directie. ‘We hopen dat het minder urgent is om op één bepaalde dag op kantoor te zijn.’ Dat is nodig, want het aantal werknemers is de afgelopen tijd fors gegroeid.
Grutters: ‘De verwachting is dat die groei doorzet. We moeten dus zorgen dat we de pieken afzwakken en efficiënter gebruikmaken van de ruimte die we hebben.’ De gemeente kan de indeling van het pand aanpassen aan de veranderende behoefte dankzij modulaire, flexibele wanden.
Door netcongestie krijgen we pas in 2033 een aansluiting”
Energieneutraal
Ook qua duurzaamheid en energievoorziening is rekening gehouden met de toekomst. Van het meubilair is 40 tot 75 procent hergebruikt. Het gebouw is ontworpen met slimme klimaatbeheersing en optimale isolatie en kan energieneutraal zijn. Het opwekken van eigen energie is – tot 2033 – noodzakelijk.
Grutters: ‘Door netcongestie krijgen we dan pas een netaansluiting. We hebben dus maatregelen moeten treffen. We wekken zelf energie op met zonnepanelen en maken gebruik van warmtekoudeopslag. Overtollige zonne-energie slaan we op in batterijen. Daarnaast hebben we geïnvesteerd in extra batterijen en twee kleinere aggregaten die draaien op plantaardige brandstof. We hopen zo ook bij langdurige stroomuitval operationeel te kunnen blijven.’
Toekomstbestendig
De verhuizing naar het Huis voor de Stad is voor de gemeente een kans om zich aan te passen aan de nieuwe manier van werken. De Jong: ‘We nemen afscheid van vaste werkplekken en gesloten deuren en bouwen samen aan een open, flexibele en verbonden manier van werken voor de stad. Efficiënt en toekomstbestendig.’
